Zásady zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

Datum účinnosti: 1. ledna 2019

Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) zejména popisují a informují Vás (jakožto subjekty údajů, jejichž osobní údaje mohou být zpracovávány), jaké osobní údaje, za jakým účelem a na jakém právním základě společnost Skils s.r.o. advokátní kancelář, se sídlem Křižovnické nám. 193/2, 110 00 Praha 1, IČ: 256 210 50, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod spisovou značnou C 137418 (dále jen „Společnost“ nebo „my“) zpracovává, s kým je může sdílet, jak osobní údaje chrání, a jaká práva máte ve vztahu k Vašim osobním údajům, pokud jsou Společností zpracovávány. Kromě těchto Zásad Vám Společnost může poskytnout další konkrétní informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Společnost chrání osobní údaje, které zpracovává v souvislosti s poskytováním právních služeb a výkonem své podnikatelské činnosti, a respektuje práva subjektů údajů k jejich osobním údajům. Společnost je správcem osobních údajů ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“).

Osobní údaje, které zpracováváme

V rámci naší činnosti (zejména v souvislosti s poskytováním právních služeb) můžeme získat Vaše osobní údaje, zejména tehdy, (i) když jsou nám Vaše osobní údaje poskytnuty v průběhu poskytování služeb Vám nebo některému z našich klientů (v důsledku Vašeho vztahu k některému z našich klientů), (ii) když jsou nám Vaše osobní údaje poskytnuty v rámci poskytování služeb Vámi nebo našimi spolupracovníky a dodavateli (v důsledku Vašeho vztahu k některému z našich spolupracovníků nebo dodavatelů), (iii) když jsou Vaše osobní údaje získány z jiných zdrojů, včetně veřejně přístupných zdrojů, a/nebo (iv) když nás kontaktujete a/nebo od nás požadujete informace.

Osobní údaje, které zpracováváme, mohou typicky zahrnovat Vaše jméno a příjmení (včetně oslovení a titulu), datum narození, rodné číslo, IČ, DIČ, čísla identifikačních dokladů či jejich kopie, označení Vašeho zaměstnavatele, Vaší funkce či pozice, Vaše kontaktní informace (jako například e-mailovou adresu, telefonní číslo, poštovní adresu), číslo bankovního účtu a další platební údaje, informace, které nám poskytnete v souvislosti s poskytováním právních služeb Vám či některému z našich klientů, pro účely jednání, návštěvy naší kanceláře, pracovních cest, akcí či v souvislosti s ucházením se o pracovní pozici ve Společnosti, a další osobní údaje, které nám poskytnete nebo které nám mohou být případně poskytnuty od třetích osob či které můžeme získat jiným způsobem (zejména údaje o poskytovaných právních službách či jiné údaje získané v souvislosti s poskytováním právních služeb).

Ve výjimečných případech může Společnost zpracovávat rovněž tzv. citlivé osobní údaje (osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje, údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci), příp. osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů či souvisejících bezpečnostních opatření. Tyto osobní údaje budou Společností zpracovávány vždy pouze bude-li to nezbytné (zejm. v souvislosti s poskytováním právních služeb Vám či některému z našich klientů) a za podmínek stanovených právními předpisy (zejm. ustanoveními čl. 9 GDPR).

Poskytujete-li Společnosti jakékoliv osobní údaje týkající se jiných osob, je Vaší povinností zajistit, že poskytnutí takových osobních údajů je v souladu s právními předpisy, a že jste oprávněni takové osobní údaje Společnosti poskytnout k tomu, aby je Společnost pro určitý účel zpracovávala.

Účely zpracování a právní základ pro zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje můžeme v závislosti na okolnostech zpracovávat pro následující účely:

  • poskytování právních služeb Společností (včetně zejména používání osobních údajů při zastupování klientů Společnosti a komunikaci s klienty či jejich kontaktními osobami) a další činnosti související s uzavíráním a plněním smluv o poskytování právních služeb;
  • provoz, řízení a správa činností Společnosti (včetně zejména uzavírání a plnění smluv týkajících se provozu, řízení a správy Společnosti, identifikace návštěv v sídle Společnosti, zajištění bezpečnosti osob v sídle Společnosti a ochrany jejího majetku, uplatňování právních nároků či obrany proti nim a řízení vztahů s klienty, dodavateli Společnosti či jinými osobami);
  • personální účely (včetně zejména zpracování žádostí o získání pracovní pozice ve Společnosti a související komunikaci s uchazeči o práci);
  • vedení záznamů o činnostech Společnosti a plnění povinností uložených Společnosti právními předpisy (např. povinností uložených pracovněprávními předpisy, daňovými předpisy, předpisy upravujícími výkon advokacie, předpisy v oblasti AML, apod.); a
  • marketing a propagace služeb Společnosti.

 

Osobní údaje Společnost zpracovává pouze v potřebném rozsahu a existuje-li pro zpracování právní základ. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů může být v závislosti na okolnostech jeden nebo více z následujících důvodů:

  • zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy (např. smlouvy o poskytování právních služeb), jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení kroků na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy pro poskytování služeb;
  • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost vztahuje;
  • zpracování je nezbytné k ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Společnosti nebo třetí osoby (např. pro ochranu majetku Společnosti, uplatňování právních nároků či obranu proti nim nebo vedení řízení, hájení oprávněných zájmů klientů Společnosti apod.);
  • ke zpracování dochází na základě Vašeho souhlasu.

Příjemci osobních údajů a předávání osobních údajů

Vaše osobní údaje může Společnost v potřebném rozsahu v závislosti na účelu zpracování daných osobních údajů sdílet se svými zaměstnanci a spolupracujícími advokáty, advokáty či advokátními kancelářemi působícími v jiných jurisdikcích, klienty, účetními či daňovými poradci, znalci, překladateli či tlumočníky, nezávislými osobami monitorujícími trh právních služeb, kurýry, případně s jinými smluvně zavázanými příjemci, zpracovateli či jinými správci osobních údajů (např. poskytovali cloudových či jiných IT služeb).

Společnost dále může předat Vaše osobní údaje, pokud má na základě právních předpisů povinnost či právo tak učinit (zejm. na žádost orgánů veřejné moci oprávněných osobní údaje po Společnosti požadovat či v rámci soudních či jiných řízení). Vaše osobní údaje mohou být ve výjimečných případech předány osobám v jiných zemích (bude-li to vyžadovat účel použití daných osobních údajů, např. v případě potřeby využití advokátní kanceláře či znalce v dané zemi v souvislosti s poskytováním právních služeb). K předání osobních údajů do zahraničí bude vždy docházet v souladu s požadavky GDPR a dalších právních předpisů.

Jak chráníme Vaše osobní údaje

Za účelem ochrany Vašich osobních údajů, které zpracováváme, před ztrátou, zneužitím nebo neoprávněným přístupem, zveřejněním, změnou nebo zničením, udržujeme vhodná technická a organizační opatření ve smyslu čl. 32 GDPR (včetně např. šifrování osobních údajů a technického zabezpečení proti neoprávněnému přístupu k osobním údajům). Nemůžeme však zaručit ani odpovídat za bezpečnost jakýchkoli osobních údajů během jejich přenosu k nám.

V případě, že by došlo k porušení zabezpečení Vašich osobních údajů, budeme postupovat v souladu s právními předpisy, včetně případného ohlášení porušení zabezpečení dozorovému úřadu či oznámení porušení zabezpečení subjektům údajů (je-li právními předpisy vyžadováno).

Doba uložení osobních údajů

Vaše osobní údaje budeme uchovávat po dobu nezbytnou k naplnění účelů jejich zpracování popsaných v těchto Zásadách a v každém případě v souladu s právními předpisy povolenými nebo vyžadovanými lhůtami pro uchovávání určitých informací a do uplynutí promlčecích či jiných obdobných lhůt pro činění právních kroků (či do ukončení případně zahájeného sporu či jiného řízení, v němž jsou dané osobní údaje relevantní).

Vaše práva ve vztahu k Vašim osobním údajům

Ve vztahu k Vašim osobním údajům, které Společnost zpracovává, máte následující práva:

  1. Právo na přístup k osobním údajům (včetně práva získat od Společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou Společností zpracovávány, a pokud ano, práva získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím, jakož i případně práva na poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů, jak je podrobněji upraveno v čl. 15 GDPR);
  2. Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů (včetně námitky proti zpracování Vašich osobních údajů na základě důvodu, že zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce nebo třetí osoby a námitky proti zpracování Vašich osobních údajů pro přímý marketing v případech, kdy jsou tyto osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, jak je podrobně upraveno v čl. 21 GDPR);
  3. Právo vznést námitku proti automatizovanému rozhodování a profilování, pokud by k němu docházelo (jak je podrobněji upraveno v čl. 22 GDPR);
  4. Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů (jak je podrobněji upraveno v čl. 18 GDPR);
  5. Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů (jak je podrobněji upraveno v čl. 20 GDPR);
  6. Právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají (včetně práva na doplnění neúplných osobních údajů, jak je podrobněji upraveno v čl. 16 GDPR);
  7. Právo na výmaz Vašich osobních údajů (zejména pokud by již osobní údaje nebyly potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, či pokud by byly osobní údaje zpracovány protiprávně, jak je podrobněji upraveno v čl. 17 GDPPR); a
  8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů (pokud je zpracování založeno na tomto souhlasu).

 

Výše uvedená práva (včetně podmínek pro jejich uplatnění) jsou podrobněji vymezena v GDPR. V některých případech mohou být tato práva podmíněna či omezena, např. právy a povinnostmi vyplývajícími z právních předpisů upravujících výkon advokacie.

Pokud byste si přáli uplatnit některé z výše uvedených práv, kontaktuje nás prosím (viz kontaktní údaje uvedené níže). Každou takovou žádost zvážíme v souladu se všemi platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů a dalšími relevantními právními předpisy. Za posouzení a/nebo vyhovění takové žádosti Vám nebude účtován žádný poplatek, pokud taková žádost nebude zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená. Budeme-li mít v souvislosti s Vaší žádostí pochybnosti o Vaší totožnosti, jsme oprávněni Vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení Vaší totožnosti.

V případě změny jakýchkoliv Vašich osobních údajů, které jste Společnosti poskytli, prosím o takové změně Společnost informujte, tak, aby Společnost mohla Vaše osobní údaje zpracovávat v přesné, aktualizované a úplné podobě. Společnost neodpovídá za nepřesnost, neaktuálnost či neúplnost Vámi poskytnutých osobních údajů.

Máte rovněž právo v případě porušení Vašich práv podat stížnost u dozorového úřadu ve věcech ochrany osobních údajů, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Aktualizace těchto Zásad

Tyto Zásady mohou být aktualizovány nebo měněny. Aktuální verzi Zásad naleznete na internetových stránkách Společnosti www.skils.cz.

Jak nás kontaktovat

Máte-li jakékoli dotazy týkající se těchto Zásad či zpracování Vašich osobních údajů, kontaktujte nás prosím:

na e-mail: recepce@skils.cz

nebo

nám napište na adresu:

Skils s.r.o. advokátní kancelář

Křižovnické nám. 193/2

110 00 Praha 1